科技報告撰寫規范

4 科技報告撰寫規范
  2014 年, 國家標準化委員會頒布了“ 科技報告編寫規則”(GB/T7713.3-2014)、“科技報告編號標準”(GB/T15416-2014)、“科技報告保密等級代碼標識標準”(GB/T30534-2014)和“科技報告元數據標準”(GB/T30535-2014),對科技報告的結構、構成要素以及編寫、編排格式等進行了明確規定。
4.1 構成要素
  完整的科技報告由前置部分、正文部分、結尾部分三大部分構成,每一部分又由不同的要素組成。按照科技報告是否必須具備這些要素的狀態來劃分,可將這些要素劃分為必要要素和可選要素兩大類。其中,必備要素是科技報告必須要包含的要素,包括前置部分的封面、輯要頁、目次,正文部分的引言、主體、結論和建議部分,其余各要素均為可選要素,具體構成如下表所示:


  根據湖南省科技報告試點工作的要求和湖南省科技計劃項目科技報告編寫模板的規定,湖南省科技計劃項目科技報告由封面、輯要頁(基本信息表)、目次、插圖和附表清單、引言部分、主體部分、結論部分、參考文獻等組成,以下對其撰寫方法進行具體介紹。
4.2 總體要求
  科技報告必須由科研項目的主要完成人員撰寫。科技報告的內容應完整、真實、準確、易讀,有一定的技術含量和保存利用價值。
4.2.1 體例要求
  科技報告是對科研活動的過程、進展和結果進行描述,并按照規定的標準格式編寫而成的科技文獻。所以,科技報告應按照科學技術論文的格式來撰寫,主要是針對研究對象、研究過程、研究方法和研究結果等進行描述,而非針對本項目或本課題等,這與項目、課題結題驗收時提交的驗收報告存在著明顯的差異。科技報告撰寫要分章節,且章節安排要有系統性和邏輯性,章節結構和章節標準應清晰明了,并針對科學技術內容自擬標題,報告撰寫主要針對科研人員或同行,而非管理者,應以第三人稱撰寫。科技報告撰寫要依據研究對象特點和研究過程階段,就本身的創新內容進行詳細記錄,所以不同類型科技報告的撰寫要有一定差異,如試驗報告和研究分析報告就有一定的寫作差異。
4.2.2 內容要求
  科技報告可分為專題報告、進展報告、最終報告等類型,由于涉及的學科、選題、方法、工作進程、結果表達、寫作目的等不同,正文內容的具體構成或撰寫方法有很大的差異,很難做出統一規定和要求。但是,每一種類型的科技報告,會有一些共性特點。
● 最終報告
  最終報告是為項目結題驗收而編寫、作為項目驗收必備材料的一種科技報告類型,需全面描述研究工作的目的、過程和結果,包括經驗和教訓,要以數據、圖表、照片等充分展示所做的工作。必要時,可簡要描述項目先前的專題報告和
進展報告,但不需過多描述項目來源等事務性內容,不需描述財務內容。最終報告的正文內容通常包括:
(1)引言:涉及報告研究內容的背景、主題、目的、脈絡結構等信息,為讀者閱讀報告全文提供較為詳細的“綱要”。
(2)主體:對研究方法、假設和工作程序以及研究結果進行敘述和討論,并提出有關建議和方案的部分。
(3)討論和總結:要寫明經定性、定量分析所得到的結果,以說明數據的可靠性。盡量運用圖、表直觀表達數據資料,表明研究的結果。討論是對研究結果的議論,目的是解釋研究結果,推出一般性結論,建立并驗證理論,指出應用價值,提出研究的不足。結論要簡明扼要地說明研究的全部結果,使其具有客觀性和概括性。
(4)參考文獻:列出研究過程中參考引用的主要文獻資料,一方面表明尊重文獻作者勞動,開擴讀者的思路,幫助讀者查詢引用文獻原文;另一方面也表明研究者對本課題研究領域進展情況的掌握程度,有利于讀者對報告的認可。例如,美國國家航空航天局一份報告號為NASA-CR-114400、題名為“航天飛機末期自動和手動導航與控制系統研究”的最終報告,內容主要分為五部分:第一部分為“引言”;第二部分為“系統概念討論”,包括航天器任務和性能要求、滑翔均衡方法路徑的探討、制導與控制概念、手動控制概念;第三部分為“系統設計研究,包括直翼車輛系統的設計研究、三角體軌道飛行器系統的設計研究、三角翼軌道飛行器系統的設汁研究;第四部分為模擬器驗證,包括模擬器程序概要、模擬器儀表、飛行器性能概要、飛行器性能驗證和試驗評估、導航和制導系統機械和飛行試驗要求;第五部分為結論與建議。
● 專題報告
  專題報告包括分析/研究報告、試驗/實驗報告、工程/生產/運行報告等,因報告屬性的不同內容差異較大。其中研究/分析類報告是科學研究機構承擔科研項目、開展科學研究、技術分析等活動中編寫的研究性科技報告,是科學研究和分析實際過程的詳細記錄,文字不甚講究,篇幅可長可短,短則數十頁,長則可達數百頁甚至上千頁,專業性強。研究/分析報告通常由引言、研究分析方法、研究分析過程、結果與討論、結論與建議等組成,具體包括:
(1)引言:包括報告主題、目的、范疇、脈絡結構。在引言中,對主體的陳述應明確所涉及的學科領域及相關術語的定義,還可涉及開展主體研究的理論基礎、歷史背景及其意義等信息。對目的的陳述,主要是闡明開展研究的原因;對范疇的陳述,主要是明確報告的研究范圍。
(2)分析研究的方法、假設與過程:簡要地描述研究/分析工作所使用的方法、假設和程序,便于讀者在不查閱其他文獻的情況下對報告提及的研究結果進行評價。對方法、假設和程序的描述應能夠為專業讀者重復研究過程提供足夠的信息。
(3)分析研究的結果與討論:主要歸納總結研究成果、分析結論以及其可靠性和意義,可以利用數據進行突顯或證實。不影響理解研究成果/分析結論的輔助細節信息一般不出現在討論部分,而是置于附錄中。
(4)分析研究的結論與建議:結論用來解釋討論中證實的發現及其意義和影響,側重于基于研究成果/分析結論的評價,應概括作者觀點,其編寫應達到可以獨立閱讀的程度。建議是根據研究成果/分析結論提出行動建議。
(5)參考文獻。
  例如,美國海軍學院承擔美國國防部項目產生的一份報告號為ADA345638、題名為“航空母艦短距離起飛和垂直著陸”的研究報告,長達287 頁。該報告分為五部分:第一部分為引言;第二部分為任務需求和系統要求;第三部分為研究過程,包括設計原理、設計假設、設計方案的可行性研究、系統/航母描述、船體機械和電氣系統設計、災難控制研究、人員配備研究、成本分析等;第四部分為結論;第五部分為參考文獻。試驗/實驗報告是科技人員為了描述和記錄某項實驗(試驗)的條件、過程與結果編寫而成的科技報告,其他科研工作者依據報告中的描述和記錄能重復實驗過程或重現科研結果。試驗/實驗報告一般需要包括以下內容:
(1)引言或簡介:可包括試驗/實驗的背景、來源、起因、目的、范圍或用途等內容。也可包括國內外試驗/實驗綜述、試驗/實驗方法的理論或原理、模型和工具、測量方法、數據采集方法等內容。
(2)試驗/實驗材料和設備:可包括試驗/實驗所用材料的成分、構成、性能等,所用試劑的技術規范(品種、規格、純度等),材料或試劑的數量、來源和制備等內容,凡是與實驗對象有關的、有利于說明結論的均可詳細列出。對試驗/實驗所用的儀器和設備,應寫明其型號、規格、生產廠家等。如果是自制設備應列出詳細數據、必要的圖標和性能。
(3)試驗/實驗過程和數據處理:可包括試驗/實驗的設計和大綱、測試細則、實驗對象和各種物理化學條件、程序或步驟、試驗/實驗操作過程、試驗/實驗中觀察的現象或測量到的數據、數據說明和處理分析方法、科學計算等內容。
(4)試驗/實驗結果:這是報告最重要的部分,可包括對試驗/實驗觀察的現象或效應的描述和分析,試驗/實驗數據整理、列表或繪圖說明等,或進行數理統計分析和誤差分析,說明數據的可靠性、重要性和適用性。對實驗結果與理論計算進行比較,分析其現象和原因。
(5)試驗/實驗結論和建議:在試驗/實驗結果的基礎上,總結歸納出試驗/實驗的結論,提出自己的觀點或論點。最后,可對試驗/實驗結果或結論進行討論,對試驗/實驗結果的理論意義和實用價值做出評價,也可以指出目前試驗/實驗的不足之處,提出今后試驗/實驗發展方向與建議等。另外,試驗/實驗報告應盡可能的將全部試驗/實驗數據和圖表作為附件,詳細的列在文后,供他人參考。美國科技報告中的試驗/實驗報告,其試驗/實驗數據和圖表作為附件,往往占據整個報告篇幅的大部分。例如密歇根州立大學承擔的美國空軍項目撰寫的一份報告號為ADA477877、題名為“Ti/TiB 功能材料的聲波疲勞測試”的實驗報告,分為簡介、實驗材料和條件、實驗過程、實驗結果、實驗結論和建議等部分,報告全文150 頁,其中正文部分19 頁,而作為附錄的實驗數據占了131 頁。
● 進展報告
  進展報告主要描述合同規定時間范圍內項目研究的目的、內容、方法和過程,以及在此階段內所取得的進展、獲得的經驗、工作的失誤和教訓等內容,同時應描述下一階段研究工作的建議和初步安排等。進展報告包括階段報告、中期報告、年度報告甚至季度報告等,是項目實施過程跟蹤、管理和監督的主要依據。進展報告除了必須具備項目管理部門要求編寫的項目階段執行情況、進展、結果、下一步計劃等內容外,應強調報告內容的研究性和技術性,重點描述此階段項目研究的主要內容和過程、重要結論和成果、關鍵技術研發等內容,一般包括如下內容:
(1)項目年度或階段計劃的要點和調整情況。簡要說明本年度或階段項目實施的主要任務,是否按計劃進行,是否達到項目階段目標或完成階段任務,哪些研究內容根據研究發展狀況及項目進展情況做了必要的調整和變動,哪些研究內容未按計劃進行,原因何在。
(2)研究工作主要進展和階段性成果。本部分是進展報告的重要部分,分層次敘述所開展的研究工作、取得的進展或遇到的問題等,給出必要的數據、圖表。根據實際情況提供有關研究動態的對比分析及必要的參考文獻。
(3)下一年度或階段的工作計劃。包括工作目標、主要任務、工作重點、進度安排、保障措施等。如對研究內容作重要調整,需明確要求調整的內容,并說明理由、必要性以及對項目實施的影響等。例如, 美國匹茨堡大學承擔美國能源部項目編寫的一份報告號為DE2010972310、提名為“高通量同位素反應堆低濃縮鈾核芯的設計研究:2009年年報”的進展報告,全文64 頁,包括21 個圖、11 個表。報告分為五部分:第一部分為簡介,主要描述項目目的和2009 年年度任務;第二部分詳細描述了在反應堆分析方面所做的工作,包括U-10 型燃料設計、燃料循環周期研究、燃料設計改進以及其他研究內容;第三部分詳細描述了在反應堆燃料開發方面所做的工作,包括反應堆燃料系統描述、涂層實驗等;第四部分描述了2010 年研究計劃;第五部分為參考文獻。報告內容詳盡,研究性、技術性強。
4.2.3 格式要求
  科技報告應采用國家正式公布實施的簡化漢字編寫,使用的標點符號應符合GB/T 15834-2011 的規定。科技報告中涉及的計量單位應采用國家法定計量單位。科技報告中的插圖、附表、照片等必須完整,確保能夠復制或縮微。報告中使用的術語、符號、代號必須全文統一,并符合規范化的要求。電子版科技報告應采用通用WORD 文件格式,且頁面大小采用A4 紙。印刷版科技報告宜用A4 紙張,且科技報告的紙質、用墨、版面設計等應便于科技報告的印刷、裝訂、閱讀、復制和縮微。科技報告各構成要素中文字宜采用的字體和字號要求如下:


4.3 封面
  科技報告必須具備封面。封面應提供描述科技報告的主要元數據信息,包括科技報告編號、科技報告密級、報告名稱、支持渠道、報告類別、編制單位、編制時間等數據項。
4.3.1 封面撰寫要求
  科技報告封面上的各數據項在著錄中必須使用全稱。
(1)科技報告編號
  由科技報告完成單位確定并填寫,由完成單位機構代碼+項目編號+/順序號組成,形式為:XXXXXXXXX--NNNNUUNNNN/NN,如785388200--2012FJ1004/01。其中完成單位機構代碼使用GB 11714《全國組織機構代碼編制規則》規定的9 位組織機構代碼,無組織機構代碼的單位采用“000000000”。項目編號直接采用湖南省科技計劃項目編號,單位機構代碼和項目編號之間用“--”隔開。順序號是同一科學技術計劃項目形成的多份科技報告的2 位流水號(01-99),用“/”與項目
編號隔開。
(2)科技報告密級
  由科技報告保密等級、保密期限和制發日組成,書寫格式為:公開、延期公開★3 年。科技報告保密等級分為5 級,即“公開級”、“限制級”、“秘密級”、“機密級”、“絕密級”,其中非涉密報告可分為公開和延期公開,延期公開需標識延期期限。科技報告公開范圍由編制單位確定并填寫,不涉及國家秘密、知識產權、技術訣竅和敏感信息的科技報告一律要求公開;涉及知識產權、技術訣竅和敏感信息的可申請延期公開,原則上延期的年限不得超過5 年。
(3)報告名稱
  科技報告名稱用詞應反映科技報告最主要的內容,應避免使用不常見的縮略詞、首字縮寫字、字符、代號和公式等。報告名稱可以與項目(課題)名稱不相同,但應反映項目(課題)研究對象及其技術內容或部分技術內容。常見命名方式是在項目(課題)名稱后面加“進展報告”、“最終報告”、“試驗報告”等詞,但不得將“科技報告”作為報告名稱的一部分。報告名稱長度要求不超過40 字。
(4)支持渠道
  填寫提供項目研究經費的湖南省科技計劃類別名稱。計劃名稱應填寫計劃的全稱,如“湖南省科技重大專項”。
(5)報告類別
  科技報告類別包括進展報告、最終報告和專題報告三類,根據實際填寫科技報告的類別。
(6)編制單位
  填寫承擔科技報告撰寫任務的項目(課題)承擔單位名稱。科技報告編制單位可以是項目(課題)第一承擔單位,也可以是項目(課題)參與單位,但最終報告必須是項目(課題)第一承擔單位。編制單位原則上要與報告作者單位一致。當編制單位與報告作者單位屬同一科技項目的承擔單位,提交的科技報告屬編制單位委托合作單位人員撰寫時,編制單位才允許與報告作者單位不一致。
(7)編制時間
  填寫科技報告的撰寫完成日期,遵照YYYY-MM-DD 日期格式,用阿拉伯數字著錄,正確格式為:2015-12-10、2016-06-07。
4.3.2 封面示例
  示例:撰寫規范的科技報告封面

4.4 基本信息表
  基本信息表(輯要頁)集中描述科技報告的基本特征,提供加工、檢索科技報告所需要的所有相關書目元數據信息,包括報告名稱、報告作者及單位、使用范圍、摘要、關鍵詞等元數據。
4.4.1 基本信息表撰寫要求
  報告名稱、編制時間、報告編號撰寫規范與封面相同,其他各數據項撰寫規范如下:
(1)報告作者及單位:填寫對項目研究工作及報告撰寫做出直接貢獻并能對內容負責的個人及工作單位。其中作者和作者單位要求一一對應,即一個作者一個單位,不可多個作者一個單位。作者和作者單位中間為空格,兩個作者之間用分號隔開。作者單位需寫全稱。正確格式為:張三北京大學;李四清華大學。
(2)使用范圍:科技報告使用范圍即科技報告的密級,書寫格式與封面“科技報告密級”要求相同。
(3)備注:填寫需要注明的一些特殊事項,比如延期公開報告的查詢權限、免責聲明、報告與其他工作或成果的聯系等。
(4)摘要:內容應包含科技報告的主要信息,一般概括性介紹研究工作的目的、方法、結果和結論等,重點介紹方法和結論,特別是要把報告的新理論、新方法、新結果等最有價值的信息及創新點表達出來。中文摘要字數一般為300~600 字,要求不超過1000 字;英文摘要實詞一般為300 個。一般摘要和引言不可相同,應避免出現描述任務執行情況的語句,避免出現圖、表、化學結構式、非公知公用的符號和術語,避免使用“本項目”、“本課題”、“本專項”、“項目組”、“課題組”、“本文”等詞語,一律采用“本研究”、“本報告”等措辭。
(5)關鍵詞:必須選擇能夠反映科技報告的研究對象、學科范圍、研究方法、研究結果等內容的、有含義的實詞,且在報告中有明確的出處。一般以3~8 個詞為宜,每個詞之間用“;”隔開。
(6)項目信息:填寫項目任務書上的相關信息,包括項目名稱、執行處室、計劃名稱、項目編號、項目負責人、技術領域、承擔單位、總經費、計劃撥款、起止年月(項目的實際起止日期)等。其中:計劃名稱應填寫計劃的全稱;主管部門為立項和直接撥款的部門,而不是項目承擔單位的行政主管部門。
(7)聯系人:填寫能對科技報告的質量及知識產權負責的人。
4.4.2 基本信息表示例
  基本信息表

4.5 目次
  科技報告必須有目次。
4.5.1 目次編制基本要求
  電子版科技報告的目次應自動生成。目次一般不超過四級,目次內容應包括章節編號、標題和頁碼。章節編號必須采用阿拉伯數字,引言一般不編號,也可以用阿拉伯數字“0”作為編號,主體部分的章節從“1”開始編號。
4.5.2 目次示例


4.6 圖表清單
4.6.1 圖表清單的基本要求
  科技報告中插圖和附表較多時,應分別列出插圖清單和附表清單。插圖清單在前,附表清單在后。插圖和附表兩者中一項較多而另一項較少時,可將兩者合并列出圖表清單。插圖清單應列出圖序、圖題和頁碼,附表清單應列出表序、表題和頁碼。圖表清單應另起一頁,置于目次之后。圖、表等一律用阿拉伯數字分別依序連續編號。可以按出現先后順序,從引言開始一直到參考文獻之間,連續統一編號。5 章以上的大中型報告,圖、表、公式可以分章或分篇依序分別連續篇號,即前一數字為章、篇的編號,后一數字為本章、本篇內的順序號,兩數字間用“-”連接。如圖2-1、表20 等。全文編號方式必須一致。
4.6.2 圖表清單示例
  插圖和附表插圖清單均較多時,編制規范的插圖清單、附表清單如下所示:



  插圖和附表中一項較少時,插圖和附表合在一起的編制規范的圖表清單如下:

4.7 正文
  科技報告正文總體結構上應包括引言部分、主體部分和結論部分,以參考文獻結尾。“引言”、“結論”可以作為章標題,“主體”、“正文”不能作為章標題。
  科技報告正文部分要求從技術內容論述角度、采用技術論文的體例撰寫,要針對研究對象、研究過程和研究方法、技術和結果等進行描述。文中不使用“本項目”、“本課題”、“本專項”、“項目組”、“課題組”、“本文”等詞語,一律改用“本研究”、“本報告”等措辭。科技報告全文中應少涉及或不涉及組織管理方面的內容,不包括項目(課題)財務信息等內容。
4.7.1 引言部分
  引言部分論述有關研究背景、目的、范圍、意義、相關領域的前人工作情況、理論基礎和分析、研究設想、方法、實驗設計、預期結果等,可以是一段話,也可以分小節論述。可以“引言”為章標題論述或另立更貼切的標題。國內外現狀、研究內容、研究目標、技術指標、研究思路、技術路線、技術方案等內容可以放入“引言”,也可以作為研究概述、研究總論、技術路線等單獨成章論述。
  撰寫注意事項:
(1)“項目(課題)任務書規定的任務、考核指標及主要技術與經濟指標”等原有標題不能直接用作科技報告的標題;必須將有關研究內容、研究任務、主要技術指標等從研究背景、目標、意義等角度,以“引言”或“研究概述”為標題進行綜合論述。必須將有關知識產權目標、人才培養目標以及有關項目組織管理方面的內容刪除。
(2)有關研究背景、意義、目標、研究概述等內容不宜以“立項依據”、“研制執行綜述”等為標題,而應以“引言”或“研究概述”為標題進行綜合論述。也可以將“國內外研究現狀”單獨作為一章,放在引言之后進行論述。
撰寫規范的引言示例:


4.7.2 主體部分
  主體部分應參照項目任務書中的主要研究內容或任務,針對各個技術點(研究任務或內容),自擬標題,按照研究流程或技術點,分章節論述。應完整描述項目研究工作的基本理論、研究假設、研究方法、試驗/實驗方法、研究過程等,應對使用到的關鍵裝置、儀表儀器、原材料等進行描述與說明。
  撰寫注意事項:
(1)應針對研究對象及其技術內容凝煉、擬定章節標題,使整體章節結構、含義清晰明了。
(2)不應以“正文”、“主體”等做標題。
(3)不宜以“課題研究目標、任務、考核指標”、“課題實施完成情況”、“課題任務的執行情況”、“項目研究和成果情況”、“研究工作主要進展”等作為一級標題。
4.7.3 結論部分
  科技報告不應缺少結論部分。
  結論部分可以論述有關研究成果、研究發現、創新點,以及問題、經驗和建議等內容,可以評價研究成果及發現的作用、影響、展望應用前景等。如果不能得出結論,應進行必要的討論。還可以對下一步的工作設想、未來的研究活動、存在的問題及解決辦法等提出一系列的行動建議。結論部分以“結論”或者“結論與建議”作為章標題。結論不是工作小結,不是正文中各段小結的簡單重復。
4.7.4 參考文獻
  科技報告中所有被引用的文獻都要列入參考文獻中。未被引用但被閱讀或具有補充信息的文獻可作為附錄列于“參考書目”中。參考文獻的著錄項目和著錄格式應符合GB/T 7714 的規定。
  撰寫注意事項:
(1) 參考文獻引用標注書序和參考文獻的順序應一一對應。
(2) 參考文獻應集中列入正文的最后。
4.8 附錄
  附錄是科技報告主體部分的補充項目,可匯集以下內容:
——編入正文影響論述的條理和邏輯性,但對保證報告的完整性又是必須的材料;
——正文中未被引用但具有補充參考價值的材料。
  附錄可以包括輔助性的圖、表、數據,數學推導、計算程序,設備、技術的詳細描述等資料。研究項目已申請或獲得授權的發明專利等知識產權情況、著作權、發表論文、教材、項目獎勵等成果情況可作為附錄內容。
  撰寫注意事項:
(1)每個附錄都應在主體部分的相關內容中提及。
(2)每個附錄宜另起一頁編寫。

下載附件:

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